Når STRATO startes første gang fås følgende registreringsmenu, hvormed STRATO registreres via internettet.

 

           

 

STRATO leveres med et serienummer og en adgangskode, som skal indtastes. Registreringen gennemføres ved tryk på Registrer. Hvis der ikke kan etableres internetforbindelse til EBC products, fremkommer i stedet en menu til indlæsning af en CD med registreringsdata. CD'en kan rekvireres fra EBC products.

 

Når man herefter starter STRATO vises følgende adgangsbillede.

 

           

 

Når STRATO leveres fra EBC products, kan man starte STRATO uden at man behøver at indtaste Brugernavn og Adgangskode. Dele af systemet vil da være utilgængeligt. For at få adgang til totalsystemet og dermed mulighed for at oprette brugere og tildele brugerrettigheder, skal man gå ind som ‘supervisor’ og med den tilhørende Adgangskode. 

  

EBC products tilbyder en fast downloadforbindelse, som sikrer automatisk registrering af tilkøbte brugerlicenser og udvidelser. Downloadforbindelsen gør det muligt at gennemføre opdateringer af STRATO.

 

Downloadforbindelsen etableres efter at brugernavn og adgangskode er accepteret. Der kan i denne forbindelse forekomme følgende 2 situationer:

 

1.       Når administrator anskaffer sig flere brugerlicenser og menupunkter i STRATO, vil EBC products distribuere disse over internettet, hvorefter STRATO automatisk vil registrere licenserne og vise de nye programspecifikationer på skærmen. Se Opsætning - System - Program.

2.       Når EBC products frigør nye versioner af STRATO, vil disse være tilgængelige på internettet. I det tilfælde vil meddelelsen ’Ny STRATO version X.X.X.X’ fremkomme i hovedbilledets statuslinie. Opdateringen skal igangsættes fra menupunktet Hjælp - Download. Det er altid en god ide at læse den nyeste bulletin, som der er adgang til fra det samme menupunkt. 

   

Ved ibrugtagning af STRATO skal man sikre sig at Opsætningen er i orden og at Standarder for selskab, ejendom og lejemål er fornuftige. Standarderne bør forberedes med omtanke, da det er kopier af disse, der bruges ved oprettelse af selskaber, ejendomme og lejemål.

 

STRATO’s opsætning styres for hovedmenuen Opsætning og standarderne ligeledes fra hovedmenuen Kartotek - Selskab - Standard, Kartotek - Ejendom - Standard og Kartotek - Lejemål - Standard.

 

Opsætning:

 

Vælg Opsætning - Udskrifter - (F)Dokumenter. I feltet Dokumentmappe skal stien til Word-dokumenterne stå. For Word til windows-95 er mappen Dokumenter og for Office 97 er mappen Dokumenter97. I feltet Arkivmappe skal stien til arkiv-mappen stå. I tabellen nedenunder skal man sørge for at navnet på hver enkelt Word-dokument er anført. Der er 2 sæt dokumenter til henholdsvis Word til windows-95 og til Word i Office 97.

 

Vælg Opsætning - Udskrifter - (F)Regneark. I feltet Regnearksmappe skal stien til Excel-regnearkene stå. For Excel til windows-95 er mappen Regneark og for Office 97 er mappen Regneark97.

 

Vælg Opsætning - Administration - Generelt - (F)Serier. Sæt Næste nr. til 1 for alle serier.

 

Her skal nævnes opsætningen til opkrævningen for PBS totalsystemet:

Vælg Opsætning - Administration - Automatisk opkrævning. Vælg linie 3 PBS totalsystem. Indtast administrators Se.nr. Indtast administrators navn og adresse som Modtager. Indtast Sti og filnavn for Opkrævning (f.eks. C:\mailbox\ud\pbcbetal). Indtast Mappe for Fil ind og Brugte filer (f.eks. C:\mailbox\ind og C:\mailbox\brugt). Datakommunikationen med PBS udføres i dag via en internetforbindelse.

 

Ved henvendelse til PBS fås de nødvendige formularer til udfyldelse. Rekvirer uden beregning adgang til PBS’s internetforbindelse. Via denne forbindelse udveksles data mellem STRATO og PBS.

 

Her skal nævnes opsætningen til opkrævningskort:

Vælg Opsætning - Administration - Opkrævningskort. Vælg det ønskede format til Standardkort. Vælg det ønskede format i tabellen. Hvis hovedet på opkrævningskortet er fortrykt, skal de 4 felter til Hoved IKKE udfyldes. Hvis STRATO skal udskrive hoved, udfyldes Hoved-felterne. NÅR DET FØRSTE HOVED-FELT ANVENDES, SÆTTES EN RAMME OMKRING HOVEDET. NÅR DET FØRSTE HOVED FELT ER TOMT, SÆTTES INGEN RAMME PÅ. Modtager-felterne på opkrævningskortet vil blive udfyldt med det der indtastes her i opsætningen. HVIS MODTAGER-FELTERNE ER TOMME, BLIVER OPKRÆVNINGSKORTETS FELTER UDFYLDT MED SELSKABETS NAVN, ADRESSE, POSTNR. OG BY. Her følger en checkliste.

●     Opsætning - Udskrifter - (F)Dokumenter.

●     Opsætning - Udskrifter - (F)Regneark.

●     Opsætning - Administration - Generelt - (F)Serier.

●     Opsætning - Administration - Automatisk opkrævning.

●     Opsætning - Administration - Opkrævningskort.

  

Standarder:

 

Selskab:

Vælg Kartotek - Selskab - Standard. Vælg (F)Selskab - (F)Dokumenter og indtast arkivmappen i feltet Brevmappe (f.eks. C:\Programmer\EBC_products\Arkiv). Vælg (F)Bogholderi - (F)Kontoplan. Her indtastes den kontoplan, der skal anvendes som standard i alle selskaber. Vælg (F)Bogholderi - (F)Regnskab. Indtast mappen for Excel regneark i feltet Regnskabsmappe (f.eks. C:\Programmer\EBC_products\Regneark97). Her følger en checkliste.

 

●     (F)Selskab - (F)Dokumenter - Brevmappe. Indtast arkivmappen.

●  (F)Bogholderi - (F)Kontoplan.

●     (F)Bogholderi - (F)Regnskab.

 

Ejendom:

Vælg Kartotek - Ejendom - Standard. Vælg (F)Ejendom - (F)Dokumenter og indtast arkivmappen i feltet Brevmappe (f.eks. C:\Programmer\EBC_products\Arkiv). Vælg (F)Bogholderi - (F)Kontoplan. Her indtastes den kontoplan, der skal anvendes som standard i en række ejendomme. Kontoplanen skal være en delmængde af selskabets kontoplan. Planen kan eventuelt være identisk med selskabets. Vælg (F)Bogholderi - (F)Regnskab. Indtast mappen for Excel regneark i feltet Regnskabsmappe (f.eks. C:\Programmer\EBC_products\Regneark97). I tabellen over regneark indtastes navnene på regnearkene fra den valgte mappe. Bemærk at det er de originale Excel regneark man vil se her. Når der udfærdiges regneark for den enkelte ejendom, vil man kopiere ud til specifikke regneark for den enkelte ejendom. Man kan oprette flere ejendomsstandarder. Her følger en checkliste.

 

●     (F)Ejendom - (F)Dokumenter - Brevmappe. Indtast arkivmappen.

●     (F)Opkrævning - (F)Opkrævning - Forfaldsdag.

●     (F)Opkrævning - (F)Opkrævning - Betalingsdag.

●     (F)Opkrævning - (F)Opkrævning - Automatisk betal.dag efter weekend.

●     (F)Bogholderi - (F)Kontoplan.

●     (F)Bogholderi - (F)Regnskab.

 

Lejemål:

Vælg Kartotek - Lejemål - Standard. Man kan oprette flere lejemålsstandarder. Vælg (F)Bogholderi - (F)Kontokort. Her indtastes den kontoplan, der skal anvendes som standard i en række lejemål. Kontoplanen skal være en delmængde af ejendommens kontoplan. Vælg (F)Opkrævning - (F)Opkrævningsspec. Her indtastes de konti, der skal indgå i opkrævningen samt konto for indvendig vedligeholdelse, såfremt denne skal indgå i en automatisk bogføring. Beløb kan normalt ikke anføres, da de er individuelle. Vælg  Standarden vil man forberede umiddelbart før man opretter en ny ejendom med tilhørende lejemål. Man kan med fordel udfylde adressefelter, der helt eller delvist er fælles i alle lejemål i en ejendom. Her følger en checkliste.

 

●     (F)Lejer - Lejemålsadresse.

●     (F)Lejer - Postnr. og by.

●     (F)Lejer - Type.

●     (F)Lejer - (F)Navn - Brevadresse.

●     (F)Lejemål - (F)Indflytning. Afkryds og indtast måneder omkring Forudbetalt leje og depositum.

●     (F)Lejemål - (F)Stamdata. Udfyld efter behov.

●     (F)Lejemål - (F)Benyttelse. Udfyld efter behov.

●     (F)Vedligeholdelse - (F)Indv. vedligehold. - Påhviler udlejer.

●     (F)Vedligeholdelse - (F)Udv. vedligehold. Afkryds relevante felter.

●     (F)Opkrævning - (F)Generelt - Opkrævn.adresse.

●     (F)Opkrævning - (F)Generelt - Postnr. og by.

●     (F)Opkrævning - (F)Generelt - Hovedmeddelelse. Sættes lig lejemålsadressen.

●     (F)Opkrævning - (F)Generelt - Opkrævningsperiode.

●     (F)Opkrævning - (F)Generelt - Opkrævningsmetode.

●     (F)Opkrævning - (F)Generelt. Afkrydsning omkring rykning og påmindelse.

●     (F)Bogholderi - (F)Kontokort.

●     (F)Opkrævning - (F)Opkrævningsspec.

●     (F)Energi - (F)Forsyning. Udfyld efter behov.

 

Øvrigt:

 

Der findes endvidere standarder for kartotekerne Medlem/Venteliste, Kreditor og Drift/vedligeholdelse.